A Playbook of Best Practice: Support Trans Employees

This playbook serves as a practical toolkit to support trans inclusion in organizations in Canada. The playbook compiles over 100 best practice examples of policies and practices that foster trans inclusion and draws on existing research to demonstrate the importance of inclusive workplace practices.

Trans inclusion matters now. The current political and social climate surrounding trans rights has become increasingly polarized, leading to rising numbers in hate crimes against 2SLGBTQ+ communities. The workplace is affected as well, with 72% of gender-diverse workers reporting workplace discrimination. However, Canada’s commitment to queer and trans communities remains strong through federal action plans, initiatives, and legislation. These commitments are vital to addressing the very real barriers faced by trans individuals in the workplace, which include fears of discrimination and job loss, pressures to conceal their identity, and a lack of trans and non-binary representation in leadership. 

Addressing the barriers faced by trans individuals is important to ensuring their well-being. Evidence also shows that the business case for trans inclusion is strong, as commitments to trans inclusion can appeal to diverse consumers and investors, drive innovation, foster employee satisfaction and retention, mitigate risks, and expand the talent pool.

This playbook provides over 100 promising practices from Canadian organizations, which are organized into the following six categories of the Diversity Assessment Tool:

1. Governance, leadership & strategy: Inclusive leadership sets the tone from the top by setting targets to improve trans representation in boards and senior leadership, and integrating trans inclusion into corporate strategy. Examples of promising practices include a board diversity matrix, executive commitments to trans inclusion, and trans inclusion committees.
2. Human resources processes: Inclusive human resources processes account for every stage of the employment lifecycle including recruitment, training, professional development and leadership, and mentorship. 
3. Values and culture: Welcoming, inclusive job environments create workplaces where trans employees can feel safe to be themselves. Promising practices include employee resource groups, health benefits and supports for gender-affirming care and transition support, and policies that formalize organizational commitments to trans inclusion. 
4. Measurement and tracking of EDI: Benchmarking and setting targets are key to tracking the progress of trans inclusion interventions. Measurement and tracking can be done through employee engagement surveys and pay equity audits.
5. Diversity across the value chain: Organizations can meet the needs of queer and trans communities more effectively by developing trans inclusion initiatives across marketing and external communications, customer service policies, procurement, and product and service design.
6. Outreach and expanding the pool: Engaging in partnerships enables organizations to show support to trans communities through promising practices such as programs that build the pipeline of talent and philanthropic work that benefits the community.

The way forward for organizations is to recognize trans rights both as a human rights responsibility and a business imperative. The promising practices listed in this playbook aim to serve as a guide for further exploration, and should be adapted based on organizations’ unique needs. For the full list of promising practices for trans inclusion, as well as more detailed research supporting the need for trans inclusion in the workplace, read the playbook.

Ce guide pratique constitue une trousse d’outils concrète visant à favoriser l’inclusion des personnes trans au sein des organisations au Canada. Il rassemble plus de 100 exemples de pratiques exemplaires en matière de politiques et de pratiques favorisant l’inclusion des personnes trans et s’appuie sur les recherches existantes pour démontrer l’importance de pratiques inclusives en milieu de travail.

L’inclusion des personnes trans est plus importante que jamais. Le climat politique et social actuel entourant les droits des personnes trans est de plus en plus polarisé, ce qui s’accompagne d’une hausse du nombre de crimes haineux visant les communautés LGBTQ2S+. Le milieu de travail n’est pas épargné : 72 % des travailleuses et travailleurs de diverses identités de genre déclarent y avoir subi de la discrimination. Toutefois, l’engagement du Canada envers les communautés queer et trans demeure ferme, notamment grâce à des plans d’action, des initiatives et des mesures législatives du gouvernement fédéral. Ces engagements sont essentiels pour éliminer les obstacles bien réels auxquels les personnes trans font face en milieu de travail, notamment la crainte de subir de la discrimination ou de perdre leur emploi, la pression de dissimuler leur identité et le manque de représentation des personnes trans et non binaires dans les fonctions de leadership.

Il est important de s’attaquer aux obstacles auxquels font face les personnes trans afin d’assurer leur bien-être. Les données montrent également que les arguments d’affaires en faveur de l’inclusion des personnes trans sont solides, puisque les engagements en ce sens peuvent attirer une clientèle et des investisseuses et investisseurs aux profils diversifiés, stimuler l’innovation, favoriser la satisfaction et la rétention du personnel, atténuer les risques et élargir le bassin de talents.

Ce guide pratique présente plus de 100 pratiques prometteuses mises en œuvre par des organisations canadiennes, regroupées selon les six catégories suivantes de l’Outil de diagnostic de la diversité l:

1. Gouvernance, leadership et stratégie : Un leadership inclusif donne le ton au sommet  de l’organisation en fixant des objectifs visant à accroître la représentation des personnes trans au sein des conseils d’administration et de la haute direction, et en intégrant leur inclusion à la stratégie organisationnelle. Parmi les pratiques prometteuses figurent une matrice de diversité du conseil d’administration, des engagements de la haute direction en faveur de l’inclusion des personnes trans et des comités consacrés à cette inclusion. 
2. Processus en matière de ressources humaines : Des processus en matière de ressources humaines inclusifs tiennent compte de toutes les étapes du cycle de l’emploi, notamment le recrutement, la formation, le perfectionnement professionnel et le leadership, ainsi que le mentorat. 
3. Valeurs et culture : Des milieux de travail accueillants et inclusifs permettent aux membres du personnel trans de se sentir en sécurité et d’être eux-mêmes. Parmi les exemples de pratiques prometteuses figurent les groupes de ressources pour le personnel, les avantages sociaux et les mesures de soutien liés aux soins d’affirmation de genre et à la transition, ainsi que les politiques qui officialisent les engagements organisationnels en faveur de l’inclusion des personnes trans.
4. La mesure de l’EDI et son suivi : L’établissement de données de référence et d’objectifs est essentiel pour suivre les progrès des interventions visant l’inclusion des personnes trans. La mesure et le suivi peuvent notamment être réalisés au moyen de sondages sur l’engagement du personnel et d’audits sur l’équité salariale.
5. Diversité dans la chaîne de valeur : Les organisations peuvent mieux répondre aux besoins des communautés queer et trans en mettant en place des initiatives d’inclusion des personnes trans dans différents domaines, notamment le marketing et les communications externes, les politiques de service à la clientèle, l’approvisionnement ainsi que la conception de produits et de services.
6. Rayonnement et élargissement du bassin de talents : La création de partenariats permet aux organisations de démontrer leur soutien aux communautés trans grâce à des pratiques prometteuses, notamment des programmes visant à développer le bassin de talents et des initiatives philanthropiques au profit de la communauté.

La voie à suivre pour les organisations consiste à reconnaître les droits des personnes trans à la fois comme une responsabilité en matière de droits de la personne et comme un impératif commercial. Les pratiques prometteuses présentées dans ce guide visent à orienter une réflexion plus approfondie et devraient être adaptées aux besoins propres à chaque organisation. Pour consulter la liste complète des pratiques prometteuses en matière d’inclusion des personnes trans ainsi qu’une analyse plus détaillée des recherches démontrant la nécessité de favoriser cette inclusion en milieu de travail, consultez le guide pratique.